服装や髪型、メイクやアクセサリーなどさまざまな配慮が必要になるのがビジネスの現場です。人の見た目から仕事はスタートしていると言っても過言ではありません。
また、初めて差し出す名刺にも同様なことが言えるでしょう。
大切にしたい第一印象が、名刺という薄い小さな紙に載っているのです。
会社同士の取引や契約など、ビジネスにはきちんとしたマナーを求められる場合が多く存在しています。オフィスやビルに入ったときからビジネスマナーは始まっていると言っても過言ではありません。重要な商談相手や長年お世話になっている取引先など、不快な思いをさせないよう細やかな部分まで気をつけておかなければなりません。スーツの着こなしや所作にいたるまで、すべて見られているという意識が大切です。
そうした心構えは態度やしゃべり方、応対の仕方にも現れます。もちろん、相手とのやり取りに気を付けることは当たり前ですが、相手の名刺の扱いについても気をつけなければなりません。 相手だけでなく、相手の会社についての扱いとも取られてしまいかねないのが名刺のマナーです。少しでも印象付けが良くなるようにきちんと名刺を扱えることや、自分たちの会社や業務にあった名刺作成をしているかというところまで気を付ける必要があるのです。
新たに社会人となった人はもちろんのこと、今までマナーを勘違いしたり間違えて覚えている人は、特にしっかりと確認し正しい知識を身につけることが大切となります。こまめにタブーやマナーについて、情報のアンテナを張り巡らしておくことは社会人の教養としても重要なことなのです。
名刺をやり取りする上で、気を付けておかなければならないポイントはいくつかあります。
まず一つ目のポイントは、受け取った際に相手の会社の社章やロゴ、会社名に指をおいてしまわないということです。相手の会社を指で押さえつける様子はあまり気持ちの良いものではありません。
二つ目のポイントは、同時に名刺をやり取りする時です。どうやって受け取り、どのタイミングでこちらが差し出せばいいかパニックになるのは避けたいものです。まず目上の商談相手や交渉相手などからは先に名刺を受け取ることはマナー違反となります。しかし、目上の方から先に名刺を差し出されたからといって、わざわざ断っても失礼にあたりますのでただ謝るという行動は避け、そういった場面の対処の方法も身につけておく必要があります。
三つ目のポイントとして、受け取った名刺を汚したり、相手が見ている際にメモ用紙としてしまうのももちろんタブーです。 名刺をやり取りするときに気をつけておかなければならないポイントは以上ようなことが挙げられますが、こちらが渡す際に気を付けておきたいポイントというのもいくつかあります。
まず、よれて汚れていたり折れているものは渡してはいけません。また、先に差し出されても相手の名刺より高く差し出しては失礼にあたります。名刺交換においてもなるべく低姿勢で、控えめな態度が好ましいです。名刺についてはテーブル越しでのやり取りや、財布やポケットから直接的に名刺を出すのもNGです。少しでも印象付けを良くすることを心がけておくことが大切です。
相手が受け取りやすいよう、名刺作成の段階から気を付けておくことも大事です。受けるときに指で押さえるエリアをつくる、ロゴや社章を配置する心遣いも必要となるのです。
名刺は基本的に訪問者側から渡すものです。
こちらが迎え入れる場合、こちらが訪問者となる場合によって名刺のやり取りのマナーは変化します。相手との最初のコミュニケーションとも言えるのが名刺交換の場です。訪れる側でも、迎え入れる側でもそれぞれ気を付けておきたいものです。
名刺から相手の印象や特徴、やり取りした内容をしっかりと覚えておくこともビジネスの上では重要です。二度目に会ったのにも関わらず、初めましてと挨拶してしまってはかなり印象を悪くします。
相手との名刺交換を終えて自分のオフィスに帰ってきたら、すぐに名刺整理を行っておくことをおすすめします。名刺がたまってからでは、情報や顔の印象、やり取りした内容が錯綜してしまいかねせん。しっかりこまめに名刺を記録しておくことは、スムーズな交渉やビジネスのやり取りにおいて欠かせないポイントとなるはずです。
また相手のために、印象付けやすい名刺作成を行っておくのもひとつの方法です。自分のオリジナリティが相手に伝われば、会社名と自分の結び付けも容易に行ってもらえ、社名と共に名前も出してもらえるきっかけとなるでしょう。自己主張しすぎず、印象が薄すぎないバランスのとれた名刺作成を行っておけば挨拶するときにも心配無用です。少しでも自分の仕事や印象を良くアピールするために、名刺に工夫を凝らすのもひとつの方法と言えるでしょう。 ビジネスでもどんな場面でも、相手を思う心遣いは名刺を通してきちんと伝わるはずです。ふと思いがけないときにも、きちんと名刺を作って持っておけば安心です。仕事での姿勢や相手との向き合い方をしっかりと伝えるためにも、名刺にこだわりを持つのは大切なことです。
