日本のビジネスシーンの中で生きていく限り、名刺というものは必ずもらうものでしょう。
挨拶としても重要ですし、これを機にコミュニケーションが広がっていくこともあります。
ですが、名刺はどんどんとたまっていくものです。どうやって整理するのかということを考えていかなければ、有効に使えなくなってしまうことも確かです。
管理の方法はいろいろとあります。ですが、どんな方法をとろうとも忘れてはいけない大事なことは、どんな時にどんな人から頂いた名刺なのかということです。
同じ人から、内容を少しずつ変えたものを受け取るかもしれません。その状況を思い出すことができれば、ただ情報が書かれた紙ではなくなります。
デジタル管理をするにせよ、ただの情報として扱わないということが重要です。
ただ並べて管理するだけであれば、何ら難しいことはないでしょう。そうではなく、名刺を活用するために整理するのだということを忘れてはいけません。
そして、整理しながら、どんな状況だったのか、どんな人で、どんな会社なのか思い出し、活用することが必要です。これができないようでは、どんな整理をしてもうまくいきません。
その点で、整理はアナログで管理する方が良いでしょう。デジタル化すれば、ただの情報でしかなくなるからです。
管理ソフトなども多機能になってきていますが、名刺の中に隠されている情報まで管理することはできないでしょう。
大量の名刺でもまずは50音順で仕切り整理します。昔からある方法ですが、簡単に順番をつけることができるようになります。
なぜ、こんなアナログな方法なのかというと、名刺フォルダーを使うと必ず場所をとってしまうからです。
フォルダーは見開きで便利ですが、1冊で収められる数は限られています。該当のページを開いたら、そのたびに読んでいかなければいけません。
ケースなら効率的に収めることができ、50音順にしておけばすぐに取り出すこともできるでしょう。
整理するときも、フォルダーの場合はある程度順番をつけていくことになるのですから、非常に手間がかかります。こうした方法をとるから面倒になり、整理しなくなるでしょう。
それならば、ケースを有効に使ったほうが簡単で素早く整理できるはずです。ケースであれば、すぐに入れることもできますし、差し込む場所を探したりする手間もなくなるのですから、効率も上がります。昔ながらの方法だからこそ、うまく活用するべきです。
この方法のもうひとつの利点は、時間軸の管理が容易であるということにあります。
なぜかといえば、50音順ですが、いただいた名刺を手前に入れていくだけだからです。
最新の情報が手前であるという決まりを作るだけで、常に必要な情報が前に来ることになるでしょう。あまり必要ではない情報は、どんどんと後ろに行くことになります。これだけでも、効率的な利用方法になるでしょう。
探すときに、頭文字だけわかれば、いつも見ているものは前にあるはずです。
なかなか連絡することがなかった相手は、後ろに行きますので、探し出すヒントになるでしょう。一瞬で必要なものを見つけ出すことができるのですから、これほど便利な方法はありません。
うまく使えば、デジタル化した情報よりも検索は早くなります。
名刺を整理するうえで、大量になってきているのであれば、後ろに入ったものは別のケースに管理するのもいいでしょう。分類のルールを決めておくというのも有効です。
大きなルールを決めて、そのジャンルに合わせてケースを作り、50音順で整理すれば検索も簡単でしょう。問題は、探す時間を減らすというだけではありません。それだけではなく、有効に活用するために整理するということです。
1枚の名刺を探すためには、3分以上かかるといった試算があります。この計算で行くと、相当な時間と資産のマイナスになるということになるかもしれません。
ですが、普段見なかったものを見た時に、いったいどんなことを思い考えるのか、その点を忘れてはいけないでしょう。これを生かせないようでは、いただいている意味がありません。
整理をすることで、今まで見ていなかったような名刺を見かけることになるでしょう。その時間は失われるかもしれませんが、ビジネスのヒントにつながることだって出てきます。そういえばと思った瞬間にひらめけば、そこから新たなステップにつながることでしょう。
常に同じ道筋しか見ていなければ、新たな道を見つけることはできません。
そのきっかけにすることができるのですから、古くていらないと考えるのではなく、整理しながら次の発展を考えていくことが重要です。
この時間を無駄だと考え、機械的におこなうのか、有機的に判断するのかはその人次第でしょう。
こうした時間をチャンスとして捉えることができるようであれば、今後も大きなチャンスを見逃さずに済むことは間違いのないことです。
余談ですが、名刺ファーストの名刺は、100枚以上のご注文の場合は、プラスチックの丈夫な名刺ケースに入れて納品させていただいております。納品時に雨や衝撃から大切なお客様の名刺を守るためにです。
そして、この名刺ケースは色々な使い道があり、自分自身の名刺を整理するもよし、使い終わった後で、名刺の整理に使用するも良し、小物整理にも使えるとお客様から大変好評いただいております。
