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名刺の保管はデータの時代?お手軽に出来るおすすめ方法


データで保管する時代



名刺は多くの企業で使われており、自分の顔となるものである、と言っても過言ではありません。そんな名刺は近年、作ったものをデータで保管をしてくことが出来る時代になったと言われています。データ保管をすることが出来るということはいったいどういうことなのかをご説明します。



名刺作成の方法としては、大きく分けて3つに分類されますが、一つ目は、デザインから何から全て企業に依頼をするというもの。二つ目は、デザインのみ自分で作り、印刷だけをしてもらうというもの。最後の三つ目は、デザインも印刷も全てを自分で行ってしまうというものです。それぞれメリットとデメリットがありますので、どの方法が優れているということはありませんが、特に、自分で作った名刺を利用されている方の場合、データを残しておいてその都度依頼をしているという方が増えています。こうすることで、無くなるたびにまた改めて一から依頼をするのではなく、無くなったらデータ入稿をして作り直してもらうというように、手軽に保管、手軽に管理をすることが可能になりますので、非常に効率的に、非常にお得に作成をすることが出来ると言っても過言ではないでしょう。



また、そのデータを印刷用としてだけ利用するのではなく、いただいた名刺をデータで保管しておくことも可能ですので、物理的に出来るだけ幅をとりたくないという方にも、非常におすすめの方法であると言えます。幅をとっているために不必要と思って名刺を捨ててしまったら、その後なぜかまたその人とご縁が出来て、名前がわからず困ってしまうという場合も少なくありませんので、データであればそのようなミスをすることもなくなります。





データ管理をするメリット



データ保管をしておくメリットとしては、主に次のような点が挙げられます。まずは、再度作成の依頼を企業にする際に、改めて一から作成や申し込みをする手間が省けて、時間と手間暇を節約することが出来るようになるという点です。こちらは依頼する企業によっても異なりますが、ある一定期間であれば、企業にデータそのものが残っている場合もありますので、追加で注文をしたいという場合は、こちらは枚数だけ指定を行うことで、簡単に作成してもらうことが出来る方法になります。メリットとしては次に、何かあったときに簡単に修正や変更を利かせることが出来るという点があります。データ管理をしている場合は特に、ワードなどのデータをちょっと変更するだけですぐに修正を掛けることが可能になりますので、急な電話番号の変更や、住所変更などもすぐに対応が可能になり、気兼ねなく変更をすることが出来ると言えるでしょう。



データでの管理ではない場合、その都度依頼をし直したり、改めて書類に書き直して依頼をする必要があり、非常に面倒な部分が多いので、データ保管をしておくことがおすすめです。そして、自分の名刺だけではなく、他の人から頂いた名刺もデータにして取っておくことで、後から見返す際に簡単便利になるという点がメリットとして挙げられます。写真に撮るだけでもOKですが、非常に簡単にとっておくことが出来る他、スペースも取らず、長期的に保存をしておいても邪魔にならないという点が、大きなメリットになりますので、参考にしてみてください。このように、データ保管をする事にはメリットが多々あります。





誰でも手軽に依頼が可能

データ保管をしておくことで一番のおすすめと言えるのが、データさえあれば、自分自身だけではなく誰でも手軽に依頼をすることが可能であるという点が挙げられます。



例えば職場において、自分は忙しくて手が離せない時などに、部下に名刺作成を依頼してもらう際、一から教えていては余計に時間がかかってしまいますが、データを部下に送り、そのまま「データを企業に転送しておいて」と頼むだけであれば、簡単に依頼をすることが可能ですし、失敗も少ないと言えるでしょう。一から依頼をした場合、ミスが起きてしまって取り返しがつかないような事態(間違った情報が印刷されたものを大量印刷など)に繋がる恐れもあり、余計に面倒が増えてしまう可能性が高いと言えますので、こうした簡単な方法をとっておくことで、部下の負担も減り、結果として自分の負担を減らすことに繋がります。そして、急遽クライアントの情報が欲しい時に、会社に連絡をして自分のPCなどをいじってもらい、データ内容だけ送ってもらうことが出来れば、その場でクライアント情報を手に入れることが出来ます。アナログな方法ですと、非常に時間がかかってしまう可能性が高く、下手をすると、名刺そのものを無くされてしまう可能性も少なくありません。このように、作成の依頼をする時にも、急遽情報を知りたい時にも何かと便利になるかと思いますので、様々場面を考えたときに、仕事効率がアップすると言えるでしょう。より仕事効率をアップさせたいという方は、試してみることをおすすめします。

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