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わかりやすく個人情報保護法と名刺との関係を解説


名刺は持っているだけで個人情報保護法違反になるのか



個人情報保護法が制定されて以降、個人情報保護への関心が急速に高まっています。そのため、電話番号でも住所録でも記録に残す事は慎重になる人が多くなっています。あまり神経質になることも考えものですが、年々犯罪が凶悪かつ巧妙になってきている現状を考えると、注意しておくのにこしたことはありません。

特に、クレジットカードや顧客名簿などが大量に漏えいされる問題や、詐欺メールおよび振り込め詐欺被害がなくなっていかないといった現実を考えると、個人情報は表向きにならない方がいいと考える方も多いでしょう。それなら名刺はどうなのでしょうか。名前はもちろんのこと、住所から電話番号および電子メールやホームページURLに至るまで、事細かく情報が記載されていますから、もしかすると本人の許可なく第三者に渡す行為は違法になってしまうのか、ましてや名刺入れを落としたら情報漏えいになってしまうのかなど、さまざまな不安が脳裏をかすめてしまう人もいるでしょう。

他国を見ると名刺交換の習慣をしなくてもビジネスが成り立つ国もありますので、そうなると名刺そのものを持たない方が良いという考えに至ってしまうこともあります。しかし、日本でビジネスをする上では必ずと言っていいほど必要なアイテムとなっています。ですから、ビジネスに活用している人たちは、自身をアピールできる名刺を作成すると良いでしょう。少なくとも紙情報として持っている限り、情報漏えいに関しては問題ありません。しかし、紙情報から形を変えた時は注意が必要となります。例えばデータベース化して記録に残し保有している人は、注意しなければなりません。



情報をデータベース化する場合の注意点



日本において名刺は、あいさつをする際に欠かすことのできないアイテムとして当然のように使われています。1枚のカードを使って自分のことをアピールできるのはもちろん、受け取る側も相手がどのような人物か知ることができます。交換することにはメリットが多く、なくてはならないビジネスアイテムと言っても過言ではありません。このことからも分かるように、社会人として名刺を持ち名刺交換をすることは当たり前のマナーなのです。

しかし、個人情報保護法がことあるごとに話題になる今日、紙情報としての記録も問題とならないのか懸念している人もいるでしょう。名刺を第三者に渡しても個人情報保護法上問題はありません。先ほども述べたように、紙情報からデータベースに切り替わった時が要注意となります。

仕事をしていて、さまざまな方と名刺交換を行っていると、その枚数が膨大なものになっていくことがあります。カード入れに収納したとしても、何冊にもなるでしょう。ですから最近では、名刺の情報をデータベース化しておけば、いつでも簡単に情報を検索することができるので便利だと考えて、パソコンで管理する方も多くなっています。

この作業と同時に進めてほしいのは、外部に漏れ出さないためのセキュリティーシステムの強化です。あいうえお順に一覧の名簿となった場合は、個人データとなります。仮に保有者には漏えいの意志がなかったとしても、なんらかの理由で外部に情報が明け渡された時は個人情報保護法違反となってしまいますので、取り扱いに気を付けなければなりません。



個人情報保護法適応対象になる範囲



名刺に記載されている情報は個人情報ですが、特定の第三者に紙情報として渡す事は個人情報保護法の規制を受けませんし、カード入れを落としたというだけでは情報漏えいとはなりません。ただしパソコンやタブレットなどによりインターネットの世界でデータベース化して、不特定多数の人が閲覧できる形になってしまうと問題です。

問題とならないために多くのケースで利用されているのがクラウドシステムです。信頼できる専門業者にデータをあずかってもらうというのが現時点では最も安全な対策です。ちなみに名刺作成を請け負う専門業者も多くの個人情報を扱っていますが、プライバシーの扱いをどうしているのかを明記する事で顧客との信頼関係をつないでいるところがほとんどです。

プライバシーポリシーとして1ページ以上使われているはずですが、ここには個人情報法保護法24条から27条にのっとって個人情報がどのような目的で利用され、警察や消費センターなどから開示や訂正請求をされた時には速やかに応じる旨や、利用停止請求にも応じる旨がはっきりと明記されています。これらは個人データの一部でも保有する業の人には法により速やかに実行するように求められている内容です。

さらに保有されている個人情報は正確かつ安全に管理されると共に、その情報を扱う者および他に委託する場合は委託先についても厳重な監督下に置かれる事と、業者が第三者に情報提供する事も制限される事が定められています。個人情報を扱う業者は一般的にこうした個人情報扱いに関しての姿勢を利用解説書およびホームページでは明記されていますから、利用する際にはぜひ一読してみてください。

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