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簡単にできる名刺の整理術


名刺をもっと有効に利用するために



日本だけではなく、世界中で使われるようになった名刺は、ビジネスということを考えた場合に必要不可欠な存在です。電子化するという方法もありますが、紙媒体である名刺の特性を生かすことができません。電子化することで場所は取らなくなりますが、単なるデータでは、そこにある多くの情報を見逃す可能性があるからです。

例えば、いただいた日付を記入することがあるでしょう。複数名受け取った場合に鉛筆で軽く記入したり、その時の出来事などを入れて置いたりした場合、電子化しても残ることはありません。たしかに情報共有もできるかもしれませんが、だからといって価値を下げる方法を選択することが得策ではないでしょう。

問題は、いかに必要となる情報を取り出しやすくするのかということです。

これは、紙媒体であろうとも違いがあるわけではありません。それができないからこそ、デジタル化などに頼ることになります。しっかりとした整理術を身につけることによって、さらに多くの活用を見いだすことができるようになるでしょう。

整理術として、何か難しいことをするわけではありません。身近なところで文具を扱っている店で購入し、それを活用していくだけでできることであり、やり方を理解すれば、非常に理にかなった方法であることがわかるはずです。タイプも色々とあるので、自分の効率が上がりそうなケースやファイルを選びましょう。デザイン性を重視して選ぶことも楽しみの一つとなります。何気なくおこなわれていた方法ですが、その内容をもっと理解するだけで、活用の幅を大きく広げることができるでしょう。



ルールは簡単でだれでもできる整理術



名刺は、さまざまな情報が記載されていますが、シンプルに50音順に並べ替えることが一般的です。多くの企業や代理店などと関わりがある場合、最初に企業名ごとに分けておいて、そこから部署ごとに分け、あいうえお順に並べることが基礎となります。しかし、たくさんの取引先に連絡をとる必要がある方はファイルにとじる際に、一番手前にくるよう綴じてきましょう。形式だけの名刺交換で、上司だったりその補佐だったりする方が同行する場合もあります。本来の担当者が一目で分かることが最優先です。そのように1枚ずつ見やすくすることが大切です。日ごろから小まめに入れ替えをすれば、大きな人事異動があってもかさばることなく保存ができます。また、大きなプロジェクトを組むことになると、複数の会社が関わってきたりフリーランスの方、タレントの名刺が出てきたりします。そういう場合は、プロジェクト別に特別扱いして保管しましょう。会社別にすると、電話やメールの際に手間と時間がかかります。

新しく頂いた名刺は、必ず手前に入れるということを厳守しましょう。また、前任である者や代理人の名刺は担当から外れてもしばらく保管しておきます。なぜなら、引き継ぎがうまくいっていない可能性があるからです。新任が都合あってすぐに辞めてしまうこともあります。一時的であったり戻ってきたり、先方の会社への配慮もこめて名刺の管理は慎重にしましょう。

デジタルで管理することもできる時代となっていますが、緊急の際に「この方に連絡してほしい」と部下に頼むことがあるので、コピーできる状態である紙媒体に勝るものはありません。もちろん、コピーした際は原本を忘れずにすぐ元の場所に戻し保管することまで丁寧にします。



名刺の扱いは温故知新の言葉の通り



営業職などで、非常に大量の名刺を管理している場合、ファイルや名刺ケースがすぐにいっぱいになってしまうということも出てきます。大きな人事異動があって連日、何社もまわり10枚以上もいただいていれば、当然起こることでしょう。上記のような整理術を試みれば、会社名を探して所属部署の誰が入れ替わったのか一目でわかります。情報の鮮度を重視するためにも、アナログならではのやり方で整理していくことが最も適しています。名刺を探すとしても、瞬時にみつけることができるようになるのですから、時間のロスもなくすことができます。

こうした整理術は上司が代々使われていた方法でもあるので、デジタル化する手間は自己判断でそれぞれ行うことにし、従来のやり方に沿うことでコミュニケーションもとりやすくなるでしょう。もちろん、社内でデジタル化をすすめているのであればそのときの応じて対応することも必要です。

アナログな方法を採用した整理術は簡単におこなうことができる方法で、有効に活用されてきました。ですが、実は効率的な方法であり、活用するべき方法であることは間違いありません。職場にはさまざまな年代の方がいます。共通の整理術をすることによってコミュニケーションも円滑に進むでしょう。

最先端だと思っていたことが、実は遠回りになっていることもありますので、温故知新という言葉もある通り、やり方を見なおしてみるといいでしょう。

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